Σ.Ε.Σ.Σ.Ε. 63η/10-12-2013 «Επισημάνσεις για τη σύσταση εταιρειών με το σύστημα Υπηρεσίας Μίας Στάσης»

Σ.Ε.Σ.Σ.Ε. 63η/10-12-2013

sima_sesse

ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ 63^η

Αθήνα, 10 Δεκεμβρίου 2013

Αριθμ. Πρωτ. 306

Προς όλους τους Συμβολαιογράφους

της χώρας

Ταχ.Δ/νση : Γ. Γενναδίου 4 . Τ.Κ.106 78.Αθήνα

Τηλέφωνα : 210 330 7450,.60,.70,.80,.90

FAX : 210 384 8335

E.mail : notaries@notariat.gr

Πληροφορίες: Ευαγγελία Χριστοπούλου-

Σταμέλου (210-330 7464)

Κυρίες και Κύριοι Συνάδελφοι,

Όπως όλοι γνωρίζετε η σύσταση των εταιρειών από τις 04-04-2011 διενεργείται με το σύστημα της Υπηρεσίας Μίας Στάσης. Ο συμβολαιογράφος στη σύσταση των εταιρειών δρα με τις ιδιότητες του νομικού και παράλληλα-για πρώτη φορά-του πιστοποιημένου χρήστη σε ένα περιβάλλον ηλεκτρονικό-διαδικτυακό.

Ο σκοπός της Υπηρεσίας Μίας Στάσης είναι η σύσταση των εταιρειών να εξελίσσεται σε ένα τόπο «μία στάση», με ασφάλεια και ταχύτητα.

Αποτελεί εξάλλου ένα αποφασιστικό βήμα για την βελτίωση του επιχειρηματικού περιβάλλοντος στην Ελλάδα και κατατάσσει τη χώρα μας σε μία από τις καλύτερες θέσεις στην κλίμακα της παγκόσμιας ανταγωνιστικότητας.

Ο συμβολαιογράφος είναι αποκλειστικός διαχειριστής της σύστασης των κεφαλαιουχικών εταιρειών Α.Ε. και Ε.Π.Ε. -εταιρείες με μεγαλύτερη βαρύτητα και πολυπλοκότητα από τις προσωπικές-και διαχειριστής όλων των λοιπών εταιρειών όταν ο νόμος το επιβάλλει ή τα συμβαλλόμενα μέρη επιθυμούν.

Συγχρόνως ο συμβολαιογράφος ως Υπηρεσία Μίας Στάσης, καλείται ως πιστοποιημένος χρήστης εφοδιασμένος με τα αναγκαία τεχνικά μέσα να διαχειρισθεί μια διαδικτυακή ηλεκτρονική εφαρμογή.

Στα πλαίσια της διαδικασίας αυτής και για την ενίσχυση της συμβολαιογραφικής λειτουργίας στον κύκλο της ΥΜΣ επισημαίνουμε τα ακόλουθα:

Η έναρξη σύστασης της εταιρείας στην ηλεκτρονική εφαρμογή πρέπει να γίνεται από τον χρήστη συμβολαιογράφο μόνο εφόσον ο συμβολαιογράφος έχει ελέγξει ότι ο φάκελος της υπό σύσταση εταιρείας είναι πλήρης και περιέχει όλα τα απαιτούμενα κατά νόμο νομιμοποιητικά έγγραφα και στοιχεία των ιδρυτών και της υπό σύσταση εταιρείας, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις. Πριν λοιπόν από την συμπλήρωση του φακέλου με τα απαιτούμενα κατά νόμο δικαιολογητικά, δεν μπορεί να αρχίσει την ηλεκτρονική διαδικασία ίδρυσης της εταιρείας.

Η προσεκτική εκ μέρους του συμβολαιογράφου-πιστοποιημένου χρήστη καταχώριση των στοιχείων των ιδρυτών, της υπό σύσταση εταιρείας, ο επιμελής έλεγχος των ΚΑΔ που αντιστοιχούν στο σκοπό της υπό σύσταση εταιρείας, καθώς και ο έλεγχος της επωνυμίας πριν την δέσμευση αυτής, αποτελεί το εχέγγυο για την ορθή αποτύπωση όλων των απαιτουμένων κατά νόμο στοιχείων για την ορθή ολοκλήρωση της εταιρείας που ιδρύεται.

Η οποιαδήποτε καταχώριση των αναφερθέντων στοιχείων στην ηλεκτρονική εφαρμογή καταγράφεται διαδικτυακά στο Γ.Ε.ΜΗ., στην Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων, στο αρμόδιο επιμελητήριο με την αποστολή και λήψη ηλεκτρονικών μηνυμάτων, σε άλλες υπηρεσίες με την αποστολή τηλεομοιοτυπίας και κατά συνέπεια η μη ορθή καταχώριση αυτών χρεώνεται ως λάθος του πιστοποιημένου ʺχρήστηʺ.

Τέλος ένας από τους βασικούς σκοπούς της ίδρυσης των εταιρειών από την Υπηρεσία Μίας Στάσης είναι και η συντόμευση του χρόνου σύστασής τους, πράγμα το οποίο σημαίνει ότι ο συμβολαιογράφος θα πρέπει να αρχίσει και ολοκληρώσει την ηλεκτρονική εφαρμογή σύστασης της εταιρείας (τουλάχιστον μέχρι την απόδοση Α.Φ.Μ. στην υπό σύσταση εταιρεία) στον απολύτως αναγκαίο χρόνο.

Στατιστικά στοιχεία που έχουν εξαχθεί από την ηλεκτρονική εφαρμογή καταδεικνύουν ότι υπάρχει καθυστέρηση στην ίδρυση των εταιρειών από τους συμβολαιογράφους.

Βέβαια οι κεφαλαιουχικές εταιρείες Α.Ε.-Ε.Π.Ε. είναι άλλης βαρύτητας εταιρείες από τις προσωπικές, το καταστατικό υπογράφεται μετά την ʺέναρξη υπόθεσηςʺ στην ηλεκτρονική διαδικασία πλην όμως κατά το μέρος που εξαρτάται από τον χρήστη θα πρέπει η ολοκλήρωση της εταιρείας να γίνεται τάχιστα.

Επειδή το περιβάλλον που ζούμε στις μέρες μας είναι μεταβλητό και ανασφαλές, τονίζουμε ότι δεν πρέπει να λαμβάνετε υπ’ όψιν σας το χρονικό περιθώριο που δίνεται από το ηλεκτρονικό σύστημα στα διάφορα στάδια π.χ. για το χρόνο ισχύος των φορολογικών ενημεροτήτων.

Θα πρέπει να τονίζουμε στους συμβαλλόμενους ιδρυτές, να είναι απολύτως έτοιμοι με τα απαιτούμενα κατά νόμο στοιχεία και μετά να προχωρούν στην ίδρυση της εταιρείας.

Η ίδρυση μίας εταιρείας μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής από την ʺέναρξη της υπόθεσηςʺ μέχρι τουλάχιστον την απόδοση σ’ αυτήν Α.Φ.Μ. πρέπει να διαρκεί 2 με 3 ημέρες το πολύ.

Γι’ αυτό ιδιαιτέρως παρακαλούμε και συγχρόνως εφιστούμε την προσοχή σας ώστε το χρονικό διάστημα της ίδρυσης εταιρείας να είναι το απολύτως αναγκαίο και η καταχώριση στοιχείων στο σύστημα να γίνεται πολύ προσεκτικά.

Άλλωστε ο συμβολαιογράφος στην άσκηση των καθηκόντων του διακρίνεται για επιμέλεια και ταχύτητα.

Ευχαριστούμε εκ των προτέρων για τη συνεργασία σας.

Με τιμή

Ο Πρόεδρος

Κωνσταντίνος Βλαχάκης