Αρ.Πρωτ.:890/14-11-2005. Θέμα:«Επικύρωση αντιγράφων που εκδίδονται από τα Υποθηκοφυλακεία και τα Κτηματολογικά Γραφεία»

Αρ.Πρωτ.:890/14-11-2005

ΣΥΜΒΟΛΑΙΟΓΡΑΦΙΚΟΣ ΣΥΛΛΟΓΟΣ          Θεσσαλονίκη 14.11.2005
ΕΦΕΤΕΙΟΥ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ                      Αρ.πρωτ.890

Προς:
Τα μέλη του Συμβολαιογραφικού Συλλόγου
Εφετείου Θεσσαλονίκης

Θέμα: Επικύρωση αντιγράφων εγγράφων που εκδίδονται
από τα Υποθηκοφυλακεία και τα Κτηματολογικά Γραφεία.
Σχετικά: Το με αρ.πρωτ.ΔΙΣΚΠΟ/Φ15-14941-15832 έγγραφο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α.

Σας κοινοποιούμε το ανωτέρω σχετικό έγγραφο του Υπουργείου Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, σύμφωνα με το οποίο αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από τα Υποθηκοφυλακεία και τα Κτηματολογικά Γραφεία δύναται να επικυρώνονται από τις Διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ, όπως προβλέπεται στις διατάξεις του άρθρου 11 ΚΔΔ όπως ισχύει σήμερα, για να λάβετε γνώση.

   Με συναδελφικούς χαιρετισμούς
     Ο Πρόεδρος        Η Γεν. Γραμματέας
Ευάγγελος Σαρρής     Χριστίνα Φαρδή

EΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ                                                 Αθήνα, 29 - 9 - 2005
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ, ΔΗΜΟΣΙΑΣ                        Αρ. Πρωτ.
ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ                                     ΔΙΣΚΠΟ/ Φ15_14941_15832
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ
ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΡΑΤΟΥΣ-ΠΟΛΙΤΗ
ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΟΛΙΤΩΝ

Ταχ.Δ/νση: Βασ. Σοφίας 15                                          ΠΡΟΣ:
                                                                                        Όπως στον πίνακα αποδεκτών.
Ταχ.Κώδ. 106 74, Αθήνα
Πληροφορίες: Θ. Σκλαπάνης
Τηλ.: 210 - 3393106
FAX: 210 - 3393100
e-mail: kep-com13@syzefxis.gov.gr

Θέμα: Επικύρωση αντιγράφων εγγράφων που εκδίδονται από τα Υποθηκοφυλακεία και τα Κτηματολογικά Γραφεία.

Μετά από ερωτήματα που υποβλήθηκαν στην Υπηρεσία μας, αναφορικά με τη δυνατότητα των Διοικητικών Αρχών να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από τα Υποθηκοφυλακεία και τα Κτηματολογικά Γραφεία, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (Ν.2690 / 99, Φ.Ε.Κ 45, Τεύχος Α΄, 9.3.1999 ) όπως αντικαταστάθηκαν με αυτές των παραγράφων 2-7 του άρθρου 16 του Ν. 3345 / 05 ( Φ.Ε.Κ 138, Τεύχος Α΄, 16.6.05 ), σας διευκρινίζουμε τα εξής:

Από τη σχετική αλληλογραφία με τις αρμόδιες Υπηρεσίες των Υπουργείων Δικαιοσύνης και Περιβάλλοντος, Χωροταξίας και Δημοσίων Έργων, δεν προκύπτουν διατάξεις, με τις οποίες τα έγγραφα αυτά εξαιρούνται, σε ότι αφορά στην επικύρωση αντιγράφων τους, από τις γενικές ρυθμίσεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, όπως ισχύει.

Κατά συνέπεια, την επικύρωση αντιγράφων των εγγράφων που εκδίδονται από τα Υποθηκοφυλακεία και τα Κτηματολογικά Γραφεία μπορεί να ζητήσει κάθε ενδιαφερόμενος από όλες τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π, εφόσον προσκομίζει το πρωτότυπό τους ή ακριβές αντίγραφο της Υπηρεσίας που το εξέδωσε. Τα ακριβή αυτά αντίγραφα είναι υποχρεωτικώς αποδεκτά από τη Διοίκηση, εκτός αν από ειδικές διατάξεις ορίζεται διαφορετικά, όπως, για παράδειγμα, όταν απαιτείται αποκλειστικά η υποβολή πρωτοτύπου.

Σύμφωνα με τις ίδιες ως άνω διατάξεις, απλά αντίγραφα των εν λόγω εγγράφων μπορούν να υποβληθούν στη Διοίκηση με υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων. Τα απλά αυτά αντίγραφα γίνονται, επίσης, υποχρεωτικώς αποδεκτά από τις Διοικητικές Αρχές, όπως τα πρωτότυπα, εκτός αν από ειδικές διατάξεις ορίζεται διαφορετικά.

Επισημαίνεται εκ νέου ότι, η επικύρωση ενός αντιγράφου δεν συνιστά ανανέωση, μεταγενέστερη έκδοση, χρονική επέκταση ή παράταση της αρχικής ισχύος κ.ά, αλλά μόνο αναπαραγωγή του πρωτοτύπου, όπως αυτό ισχύει , κατά το χρόνο έκδοσής του.
Συνεπώς, όταν το πρωτότυπο έχει χρονικό περιορισμό και δεν γίνεται δεκτό μετά το συγκεκριμένο χρονικό όριο ισχύος του, είναι προφανές ότι η επικύρωση αντιγράφου δε μεταβάλλει το χρονικό όριο ισχύος του πρωτοτύπου.

Εξάλλου η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων, από όλες τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π. αποβλέπει, στην ταχύτερη και χωρίς κόστος, κατά το δυνατό, εξυπηρέτηση των πολιτών και δεν καταργεί το δικαίωμά τους να προσέρχονται στην αρμόδια Υπηρεσία.

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων καθώς και οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Περιφερειών παρακαλούνται να ενημερώσουν σχετικά όλους τους φορείς του δημοσίου τομέα που εποπτεύουν, συμπεριλαμβανομένων και των Ο.Τ.Α. α΄και β΄βαθμού.

Η Διεύθυνση Σχέσεων Κράτους – Πολίτη της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης παραμένει στη διάθεσή σας για κάθε περαιτέρω διευκρίνιση και συνεργασία.

Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ

Βλ. την αριθμ. ΔΙΣΚΠΟ / Φ22 / 5583 / 22.3.05 εγκύκλιό μας, σελ 6, σημείο Γ.7. Η παρούσα εγκύκλιος, όπως και το σύνολο του υλικού τεκμηρίωσης για το πεδίο της επικύρωσης αντιγράφων και της βεβαίωσης του γνησίου της υπογραφής ( εγκύκλιοι, Γνωμοδοτήσεις του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους κ.α. ), βρίσκεται στο δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας – www.gspa.gr- στη διαδρομή Δημόσια Διοίκηση / Οργάνωση / Επικύρωση Αντιγράφων.